Onko työsähköpostiosoite työntekijän vai työnantajan?
Työsähköposti on työväline
Sähköposti on nykyään monelle yksi tärkeimmistä työvälineistä.
Sähköpostiviestintä – myös työpaikalla – on luottamuksellista. Työsähköpostilla hoidetaan usein henkilökohtaisia asioita, jotka kuuluvat työntekijän yksityisyyden suojan piiriin.
Joskus pääsy työntekijän sähköpostiin sairastapauksessa tai työsuhteen päättyessä voi olla rahanarvoista – sähköpostiin on voinut tulla tärkeä tarjouspyyntö tai esimerkiksi reklamaatio.
Työsähköpostin käyttö kannattaa ohjeistaa
Työnantaja voi antaa ohjeita siitä, minkälaiseen viestintään työsähköpostiosoitetta käytetään.
Työsähköpostin käytön periaatteet kuuluvat yhteistoimintamenettelyn piiriin ja työnantajissa, joihin YT-laki ei sovellu, työntekijöitä on kuultava ennen kuin työnantaja tekee päätöksen siitä, miten sähköpostia käytetään.
Mikäli YT-menettely tai työntekijöiden kuuleminen laiminlyödään, työnantaja voidaan tuomita yhteistoiminnasta yrityksissä annetun lain tai yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain rikkomisesta sakkoon. Menettelyssä tapahtuvat epäselvyydet voivat aiheuttaa myöhemmin kysymyksiä. Me varmistamme puolestasi, että menettely on lainmukaista.
Mitä jos työnantaja tarvitsee työsähköpostiosoitteen viestejä?
Joskus työnantajalle tulee yllättäen tarve päästä viesteihin. Tällainen tilanne voi olla käsillä esimerkiksi työntekijän sairastuessa. Tilanteessa tulee noudattaa työelämän tietosuojalain mukaista menettelyä. Työnantajan on annettava työntekijälle mahdollisuus välttää viestien hakeminen esimerkiksi siten, että työntekijä ohjaa viestit sijaiselle.
Työntekijällä on kuitenkin mahdollisuus kieltäytyä työnantajan tarjoamista toimenpiteistä. Tällöin työnantajalla voi olla oikeus selvittää, onko työntekijän sähköpostiin saapunut työnantajalle kuuluvia viestejä. Tämä menettely edellyttää, että tietyt työntekijän asemaan ja tehtäviin liittyvät edellytykset täyttyvät.
Tähän ei kannata ryhtyä omin päin. Apua saa esimerkiksi asiaan perehtyneeltä lakimieheltä.