Onnistunut hankintamenettely
Hankintaprosessin vaiheet ja velvoitteet
Julkisia hankintoja sääntelee laki julkisista hankinnoista eli hankintalaki (348/2007). Hankintalaki asettaa tietyt velvoitteet ja toimintatavat, joita on noudatettava. Hankintalain lisäksi on säädetty laki vesi- ja energiahuollon sekäliikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankinnoista (erityisalojen hankintalaki, 349/2007).
Hankintalain tarkoitus on muun muassa tehostaa julkisten varojen käyttöä ja turvata kaikille tarjoajille tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu julkisissa hankinnoissa. Lain taustalla on julkisia rakennusurakoita sekä julkisia tavara- ja palveluhankintoja koskevien sopimustentekomenettelyjen yhteensovittamisesta annettu Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2004/18/EY, annettu 31.3.2004) ja vesi- ja energiahuollon sekäliikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankintamenettelyjen yhteensovittamisesta annettu Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2004/17/EY, annettu 31.3.2004).
Hankintalain alaisia hankintayksiköitä ovat muun muassa valtiolliset, kunnalliset ja seurakuntien hankintayksiköt, sekä julkisoikeudelliset laitokset. Myös yksityinen taho voi olla hankintayksikkö, jos se saa julkista tukea. Hankintayksikkövoi koostua useista eri organisaatioista, mutta varsinainen hankintamenettely suoritetaan aina yksikön yhden osan kautta.
Hankinta on kilpailutettava silloin, kun se ylittää laissa asetetun kynnysarvon. Kansallinen kynnysarvo tavara- ja palveluhankinnoissa on 30 000 euroa. EU-kynnysarvot ovat kansallisia kynnysarvoja korkeammat. Kuitenkin esimerkiksi kunnallisille viranomaisille asetettu 207 000 euron kynnysarvo tavara- ja palveluhankinnoissa voi ylittyä helposti. Kynnysarvot ylittävistä avoimista hankinnoista on ilmoitettava HILMA-tietokannassa.
Prosessin kulku
Hankintaprosessi on tarkasti säädeltyä. Hankinnassa voidaan käyttää erilaisia menettelyä, esimerkiksi avointa menettelyä, sähköistä huutokauppaa, neuvottelumenettelyä tai kilpailullista neuvottelumenettelyä. Jokaiselle menettelytyypille on oma ohjeistuksensa. Tietyissä tapauksissa, kuten silloin jos avoimessa hankintamenettelyssä ei ole saatu tarjouksissa, voidaan käyttää suorahankintaa.
Avoin hankintamenettely alkaa hankintailmoituksesta, tai mikäli hankintamenettelyäei edellytetä, tarjouspyynnön tai neuvottelukutsun lähettämisestä. Hankintailmoituksen jälkeen tehdään tarjouspyyntö. Vastauksena saadut tarjoukset tarkistetaan kiinnittäen huomiota siihen, että ne vastaavat tarjouspyyntöä. Tässä vaiheessa on mahdollista pyytää täydentämään tarjouksia. Tarjousten kesken suoritetaan vertailu, jonka pisteytys on julkista, ja vertailun perusteella valintapäätös.
Hankintapäätöksen jälkeen laaditaan kirjallinen hankintasopimus. Hankintasopimuksessa säädetään oikeuksista ja velvollisuuksista ja niiden rikkomisten seuraamuksista. Tässä vaiheessa osapuolet ovat sopimuskumppanin asemassa ja sopimusrikkomuksiin sovelletaan sopimusoikeudellisia periaatteita.
Periaatteet ohjaavat hankintaa
Julkisissa hankinnoissa osallistujia on kohdeltava tasapuolisesti ja syrjimättä. Toiminnan on oltava avointa ja siinä on otettava huomioon suhteellisuuden vaatimukset.
Avoimuus edellyttää sitä, että hankinta on julkinen, elleivät tarjoajien liike- ja ammattisalaisuuksien salaaminen edellytä muuta. Hankinnan arviointiperusteet on ilmoitettava ennalta ja hankintapäätös on perusteltava näiden arviointiperusteiden näkökulmasta.
Eri paikkakunnilta tulevia tarjoajia on kohdeltava samalla tavalla, kuin esimerkiksi oman kunnan yrityksiä. Myöskään aikaisempi yhteistyö ei saa vaikuttaa hankintapäätökseen. Tarjouspyyntöä vastaamaton tarjous on hylättävä. Tarjouksista on valittava joko hinnaltaan halvin tai kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous.
Hankinnassa voidaan ottaa huomioon myös muita, kuin taloudellisia seikkoja. Näitä ovat esimerkiksi ympäristönsuojeluun liittyvät perusteet tai sosiaaliset tavoitteet, kuten nuorten työllistäminen. Valintaperusteet ja niiden välinen painotus on kuitenkin ilmoitettava hankintailmoituksessa, eivätkä ne saa muuttua. Koska yksikkö voi koostua useista osista, on syytä määritellä etukäteen selkeästi yksikön sisäinen toimivallanjako ja tiedonkulku.
Oikaisumenettely
Voit hakea oikaisua hankintamenettelyssä tehtyyn päätökseen tai muuhun ratkaisuun, mikäli olet osallistunut hankintamenettelyyn tarjoajana, osallistumishakemuksen tehneenä ehdokkaana tai mikäli päätös vaikuttaa välittömästi oikeuteesi, velvollisuuteesi tai etuusi. Hankintaoikaisua on vaadittava 14 päivän kuluessa siitä, kun olet saanut tiedon päätöksestätai ratkaisusta.
Hankintaoikaisuvaatimuksessa on käytävä ilmi vaatimukset perusteineen. Lisäksi vaatimukseen on liitettäväasiakirjat, joihin vedotaan. Oikaisuvaatimukseen kannattaa panostaa ja se kannattaa antaa alusta saakka ammattilaisen tehtäväksi. Mitä vakuuttavammat perusteet oikaisuvaatimukselle esitetään, sitä todennäköisemmin päätöstä oikaistaan.
Asianosaisena sinulla on samanaikaisesti mahdollisuus saattaa asia myös markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Valitus on tehtävä kirjallisesti markkinaoikeudelle 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintaa koskevasta päätöksestä. Huomaa, että määräaika valituksen tekemiselle kuluu samaan aikaan, kuin hankintaoikaisulle asetettu määräaika.
Onko hankintamenettely aiheuttanut sinulle hankaluuksia? Ota yhteyttä, niin selvitetään miten me voimme auttaa sinua.